איך מתחילים לארגן יומן?

בתקופה האחרונה ארגון וניהול יומן הפכו לטרנד בעולם (ולאובססיה, כלומר האהבה החדשה שלי). אנשים (ובעיקר נשים, בואו נודה באמת) קונים, מארגנים, מקשטים, מציירים ומנהלים את כל החיים שלהם ביומן או יומנים. 

Trendy Twine

עבורי יומן הוא כלי עזר הכרחי. יש לי בעיית זיכרון קשה, שהלכה והחריפה במהלך ההיריון ובגלל זה אני חייבת לרשום הכל ביומן. כשעבדתי ניהלתי 3 יומנים ובנוסף היו לי מחברות ודפדפות. 

בנוסף לארגונית אני משתמשת ביומן של גוגל (שמסתנכרן עם waze) ובעבודה היה לי גם יומן של outlook. 

מי שניסה פעם לנהל יומן יודע שמדובר בעסק לא פשוט ודורש התחייבות והתמדה. הסוד, בעיני, הוא להתגמש. כמו בדיאטה - אם היום אכלתי חתיכת עוגה זה לא הרס את הדיאטה ואני יכולה להמשיך מאותה הנקודה. עם יומן זה אותו הדבר. גם אם לא כתבתי כמה ימים או שבועות או חודשים, תמיד אפשר לחזור אליו.

אז איך הופכים את זה לקל יותר?

הנה כמה טיפים שעבדו בשבילי ואולי יעזרו גם לכם.

אז איך מתחילים?
נהוג בתקופתנו להתחיל לתכנן ולארגן יומן לאחר שכבר רכשנו יומן. זה יכול להיות היומן הפשוט ביותר, או סתם מחברת, כזה שמחולק לימים או שבועות או חודשים או כל דבר שתרצו. זה היומן שלכם. אם לא ניהלתם יומן מעולם וגם אם אתם עושים את זה באופן קבוע, כדאי לעצור רגע ולחשוב מה הצרכים שלכם ואיזה יומן ישרת בצורה הטובה ביותר את הצרכים האלה. יש אנשים שכותבים ביומן כל שעה בלו"ז היומי שלהם ואחרים מנהלים בו רשימות תזכורת. כל אחד והצרכים שלו. 
אישית, אני אוהבת לעבוד עם העוזר האישי של טל קפלינסקי בעיקר כי החלוקה שלו מאוד נוחה. הוא מגיע במספר גדלים, אני מעדיפה את הבינוני.

Technique Tuesday

Happiness is Scrappy

Passion Planner

היומן שלי :-)

מה הצעד הבא? 

אותו טיפ שנתתי בנוגע לרשימות (תוכלו להיזכר כאן) - חשוב להקדיש לזה זמן. תמיד נכנסות משימות חדשות, פגישות, טלפונים שצריך לעשות ודברים שדורשים תכנון. תקדישו כמה דקות בכל יום - בתחילתו או בסופו וארגנו את היום הקרוב או היום הבא, השבוע או החודש. רשמו את כל מה שחשוב לכם לזכור. כשעבדתי אהבתי להקדיש את הדקות הראשונות של הבוקר, אלה שבהן הקפה עדיין היה חם וראוי לשתייה, כדי לארגן את היום - ביקורי בית, טלפונים, הקלדות ומילוי טפסים - הכל עבר תעדוף ונכנס ליומן. 

מה להכניס ליומן?

הכל. תכנון יומי, שבועי, חודשי, אירועים מיוחדים, תכנון עונתי, כל מה שקשור לעבודה, לבית, לגינה, למשפחה. בקיצור - כל מה שחשוב לכם לזכור ולתכנן לקראתו.

אחד הדברים החשובים שלמדתי לאורך שנים של ניסיונות לנהל יומן הוא להתחיל לאט ומעט בכל פעם. לא לנסות להיכנס לזה בשיא הכח - זה רק יגרום לשחיקה מהירה ואיבוד עניין וחבל. יש כל כך הרבה הנאה בניהול ועיצוב היומן. 

וזה הטיפ הבא שלי - נסו להינות. אחרת זה לא ממש שווה. אחרת - זה סתם עוד יומן. אל תקשו על עצמכם, תהיו גמישים ותיהנו מהדרך.

ועכשיו מה? 

עכשיו מגיע החלק הכיפי - עיצוב וקישוט היומן!

אבל על זה נדבר בפעם הבאה כי כבר התעייפתי ומאוחר.

לילה טוב לכולם!!

עד הפעם הבאה - חן!

עניין של זמן - חלק ב'

שוב שלום.

לפני שאתחיל (אמשיך) אני רוצה להודות למי שטרח וקרא את הפוסט הקודם ואף עשתה את המאמץ להגיב - שימחתן אותי מאוד!

שנמשיך? 

זוכרים, אנחנו עדיין עם הרשימה האולטימטיבית?

4. קצר ולעניין 

עוד נקודה חשובה בהכנת הרשימה - keep it short, מכמה סיבות. ראשית, אם תקומו בכל בוקר לרשימה באורך הגלות תאבדו את המוטיבציה לביצוע המשימות עוד לפני הקפה הראשון של הבוקר ותסיימו את היום בתחושת כישלון. שנית, אנחנו חייבים להפנים את העובדה שביממה יש רק מספר מסוים של שעות ויש גבול לכמות המשימות שנוכל לבצע. אל תעמיסו על היום שלכם 30 משימות שלא תוכלו לבצע - זה יתסכל אתכם ויוציא מכם את החשק להתחיל את המשימות. אם יש לכם ה-מ-ו-ן משימות, תעדפו אותן ותתחילו עם אלה הדחופות ביותר.

5. Location, Location, Location 

שימו את הרשימה במקום בולט - על דלת הכניסה, על מראת האמבטיה, על לוח המודעות מעל שולחן העבודה, על קופסת הסיגריות - מה שעובד לכם. העיקר שהרשימה תהיה מול העיניים שלכם וכך לא תפספסו אף משימה.

6. גמישות

אנחנו לא מושלמים (כן, גם את לא) ולא תמיד אנחנו מצליחים לסיים את הרשימה שהכנו לאותו היום - משימות מסוימות אורכות זמן רב יותר ממה שחשבנו, יש דברים דחופים וחשובים שנכנסים באמצע היום, ניהול לא נכון של הזמן שלנו ועוד שאר ירקות. זה בסדר. מותר לנו. את מה שלא סיימנו היום תמיד נוכל להעביר למחר. אבל שימו לב אם הדבר נוטה לחזור על עצמו. אם כן - תבחנו את עצמכם - אולי הרשימה שהכנתם ארוכה מדי? אולי אתם מצפים מעצמכם ליותר מדי? אולי ההספק היומי שלכם שונה ממה שחשבתם? 

פוסט קצת שונה מהרגיל אבל אני מקווה שהטיפים האלה יעזרו לכם לנהל רשימות יעילות ומועילות שיעזרו לכם לארגן את החיים (שלכם או של אחרים) קצת יותר בקלות.

עד הפעם הבאה - חורף נפלא!

עניין של זמן א'

היי לכולן ותודה שחזרתן. 
בגלל חוסר בזמן שקט ליצירה לאחרונה הפוסט הפעם יהיה קצת (מאוד) שונה.

כל מי שמכירה אותי יודעת שאני האדם הכי לא מסודר שקיים. אני מאמינה גדולה במשפט - שולחן מסודר מראה על מוח מעוות ומקפידה לחיות לפי תורה זו. אממה - דרישות המציאות לחוד והמוח המבולגן שלי לחוד.

הקושי הכי גדול שלי זה ניהול זמן - אני מאחרת כרונית, יש לי נטייה לשכוח משימות וקשה לנהל נכון את אלה שאני כן מצליחה לזכור. בדיוק בגלל זה אני נעזרת כבר 3 שנים ביומן "עוזר אישי" של טל קפלינסקי שעוזר לי מ-א-ו-ד לארגן את היום (ובבלוג שלה תוכלו למצוא המון כלים לניהול נכון של הזמן). כדי שתהיה לי מוטיבציה לפתוח את היומן, בחודשים האחרונים אני לוקחת חלק בפרויקט היומן השמח שעוזר לי לקשט ולהוסיף צבע לחיים.
לקראת השנה האזרחית החדשה רציתי לשתף אתכן (אתכם?) בדברים שעוזרים לי לארגן את החיים. בכל פעם אשתף בחלק קטן מהדברים האלה - כי יש כמות עצומה של מידע וזה די מציף...

שנתחיל?

אחד הכלים המועילים ביותר לאדם המפוזר הוא הרשימה.

אם אי פעם הכנתם רשימה אתם בטח יודעים שמדובר בתורה שלמה. צריך לדעת איך לכתוב רשימה שתעזור לכם לבצע את המשימות שבפניהן תצטרכו לעמוד ולהימנע מגזלני הזמן.

אחרי שנים של הכנת רשימות (שחלקן עזרו לי וחלקן ממש לא) גיבשתי לעצמי כמה נקודות מפתח להכנת הרשימה האולטימטיבית (שוב, עבורי. לכל אחד עובד משהו אחר).

למה רשימה? כי זה הכלי הכי זמין ונוח לניהול הזמן וכי תחושת הסיפוק שיש בסוף היום כשמסתכלים על כל הדברים שהספקנו - משכרת.

1. יום חדש - רשימה חדשה

הדבר הראשון שצריך לזכור והחשוב ביותר, בעיני, זה להכין רשימה חדשה בכל יום. גם אם  הספקתם לסיים רק משימה אחת באותו היום - תמיד יש משימות חדשות ודברים דחופים שנדחפים לרשימה. הקדישו 5 דקות בתחילת כל יום להכנת רשימה חדשה ומסודרת. זה יעזור לכם לעשות סדר בבלגן שבראש ותתחילו את היום עם אנרגיות חדשות.

2. סדר עדיפויות

זו עצה שקיבלתי לפני כמה שנים מהבוסית שלי ומאז אני משתדלת לתעדף כל משימה שיש לי. השיטה נקראת שיטת אייזנהאוור והיא מחלקת את המשימות ל-4 - דחוף וחשוב (משימות שצריך לבצע באופן מיידי), חשוב ולא דחוף (המשימות הדחויות - תמיד ייכנסו עוד משימות דחופות שיידחקו את המשימות החשובות והלא דחופות למיקום נמוך יותר ברשימה. חייבים להגדיר מסגרת של זמן לביצוע המשימות האלה), דחוף ולא חשוב (המשימות שגוזלות זמן בגלל דחיפותן. כדאי להיעזר באחרים בביצוע אותן משימות ולהאציל סמכויות), לא דחוף ולא חשוב (אצלי - כל השאר).

3. פירוק לגורמים

העצה המעולה הזו היתה לי בראש שנים ומדי פעם השתמשתי בה, אבל רק השנה, בעזרת העוזר האישי של טל, התחלתי ממש לנהל בעזרתה את הרשימות שלי. הרעיון הוא לפרק כל משימה לרמה שילד יכול להבין. למשל (דוגמא מהחיים) - אם אני צריכה להגיש את תביעת דמי הלידה לביטוח לאומי, במקום לכתוב "להגיש טפסים לביטוח לאומי" אני אפרק את המשימה לכמה משימות - 1. להדפיס את הטופס מהאתר של בטל"א, 2. למלא את הטופס, 3. לגשת לעבודה ולקבל אישור הפסקת עבודה, 4. לצלם תעודת לידה, 5. להגיש את הטפסים לבטל"א. יכול להיות שחלק מהמשימות לא יבוצעו היום וזה בסדר גמור כי בצורה הזו אני אעביר למחר רק חלק מהמשימות ועדיין ארגיש טוב עם עצמי שהספקתי לבצע משהו.

כדי שהפוסט הזה לא יהיה באורך הגלות אני אחתוך אותו עכשיו ואמשיך אותו בהזדמנות קרובה. 

מקווה שהטיפים האלה יעזרו לכם, בינתיים, להתארגן קצת על עצמכם.

עד הפעם הבאה - שיהיה חורף נפלא!