יום שני, 15 בדצמבר 2014

עניין של זמן א'

היי לכולן ותודה שחזרתן. 
בגלל חוסר בזמן שקט ליצירה לאחרונה הפוסט הפעם יהיה קצת (מאוד) שונה.

כל מי שמכירה אותי יודעת שאני האדם הכי לא מסודר שקיים. אני מאמינה גדולה במשפט - שולחן מסודר מראה על מוח מעוות ומקפידה לחיות לפי תורה זו. אממה - דרישות המציאות לחוד והמוח המבולגן שלי לחוד.
הקושי הכי גדול שלי זה ניהול זמן - אני מאחרת כרונית, יש לי נטייה לשכוח משימות וקשה לנהל נכון את אלה שאני כן מצליחה לזכור. בדיוק בגלל זה אני נעזרת כבר 3 שנים ביומן "עוזר אישי" של טל קפלינסקי שעוזר לי מ-א-ו-ד לארגן את היום (ובבלוג שלה תוכלו למצוא המון כלים לניהול נכון של הזמן). כדי שתהיה לי מוטיבציה לפתוח את היומן, בחודשים האחרונים אני לוקחת חלק בפרויקט היומן השמח שעוזר לי לקשט ולהוסיף צבע לחיים.
לקראת השנה האזרחית החדשה רציתי לשתף אתכן (אתכם?) בדברים שעוזרים לי לארגן את החיים. בכל פעם אשתף בחלק קטן מהדברים האלה - כי יש כמות עצומה של מידע וזה די מציף...

שנתחיל?


אחד הכלים המועילים ביותר לאדם המפוזר הוא הרשימה.
אם אי פעם הכנתם רשימה אתם בטח יודעים שמדובר בתורה שלמה. צריך לדעת איך לכתוב רשימה שתעזור לכם לבצע את המשימות שבפניהן תצטרכו לעמוד ולהימנע מגזלני הזמן.
אחרי שנים של הכנת רשימות (שחלקן עזרו לי וחלקן ממש לא) גיבשתי לעצמי כמה נקודות מפתח להכנת הרשימה האולטימטיבית (שוב, עבורי. לכל אחד עובד משהו אחר).

למה רשימה? כי זה הכלי הכי זמין ונוח לניהול הזמן וכי תחושת הסיפוק שיש בסוף היום כשמסתכלים על כל הדברים שהספקנו - משכרת.

1. יום חדש - רשימה חדשה
הדבר הראשון שצריך לזכור והחשוב ביותר, בעיני, זה להכין רשימה חדשה בכל יום. גם אם  הספקתם לסיים רק משימה אחת באותו היום - תמיד יש משימות חדשות ודברים דחופים שנדחפים לרשימה. הקדישו 5 דקות בתחילת כל יום להכנת רשימה חדשה ומסודרת. זה יעזור לכם לעשות סדר בבלגן שבראש ותתחילו את היום עם אנרגיות חדשות.

2. סדר עדיפויות
זו עצה שקיבלתי לפני כמה שנים מהבוסית שלי ומאז אני משתדלת לתעדף כל משימה שיש לי. השיטה נקראת שיטת אייזנהאוור והיא מחלקת את המשימות ל-4 - דחוף וחשוב (משימות שצריך לבצע באופן מיידי), חשוב ולא דחוף (המשימות הדחויות - תמיד ייכנסו עוד משימות דחופות שיידחקו את המשימות החשובות והלא דחופות למיקום נמוך יותר ברשימה. חייבים להגדיר מסגרת של זמן לביצוע המשימות האלה), דחוף ולא חשוב (המשימות שגוזלות זמן בגלל דחיפותן. כדאי להיעזר באחרים בביצוע אותן משימות ולהאציל סמכויות), לא דחוף ולא חשוב (אצלי - כל השאר).

3. פירוק לגורמים
העצה המעולה הזו היתה לי בראש שנים ומדי פעם השתמשתי בה, אבל רק השנה, בעזרת העוזר האישי של טל, התחלתי ממש לנהל בעזרתה את הרשימות שלי. הרעיון הוא לפרק כל משימה לרמה שילד יכול להבין. למשל (דוגמא מהחיים) - אם אני צריכה להגיש את תביעת דמי הלידה לביטוח לאומי, במקום לכתוב "להגיש טפסים לביטוח לאומי" אני אפרק את המשימה לכמה משימות - 1. להדפיס את הטופס מהאתר של בטל"א, 2. למלא את הטופס, 3. לגשת לעבודה ולקבל אישור הפסקת עבודה, 4. לצלם תעודת לידה, 5. להגיש את הטפסים לבטל"א. יכול להיות שחלק מהמשימות לא יבוצעו היום וזה בסדר גמור כי בצורה הזו אני אעביר למחר רק חלק מהמשימות ועדיין ארגיש טוב עם עצמי שהספקתי לבצע משהו.

כדי שהפוסט הזה לא יהיה באורך הגלות אני אחתוך אותו עכשיו ואמשיך אותו בהזדמנות קרובה. 
מקווה שהטיפים האלה יעזרו לכם, בינתיים, להתארגן קצת על עצמכם.
עד הפעם הבאה - שיהיה חורף נפלא!

2 comments:

Michal Meiri אמר/ה...

אני ממש מתרשמת. סיכמת בפוסט קצר אחד שני שיעורים של ניהול זמן שהעברתי לפני יובלות (8 שנים?!) בקורסים לגמולי השתלמות..
ואני חושבת שעם כל ההספקים שלך - מדהים אותי לשמוע שיש לך בעית ניהול זמן.. כנראה ממש מצליח לך!

רקבשמחה אמר/ה...

חן!!!!
תיארת לי את עצמי בדיוק :)
כבר חושבת ללכת לאבחון של קשב וריכוז. אין לי ספק שיש אצלי איזה בעייה בתחום :)
תודה על הטיפים יקירתי!!
ותמשיכי, אותי זה ממש מעניין!!